Terms and Conditions (T&C)
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
TERMS AND CONDITIONS (T&C)
1. Organizer & Contact
Ronda Elmijra, Dr. Andreas Brüx
Grüner Weg 2, 47546 Kalkar, Germany
E-mail: tango@ronda-elmijra.dance
These T&C apply to participation in the event offered by the organizer (“Event”).
The participation fee may consist of several price components. If an invoice separately lists a “catering component” (e.g., for mandatory dinners), this serves solely to present the price components transparently. The catering component is a mandatory part of the Event and does not constitute a separately bookable, independent service.
2. Conclusion of Contract / Registration / Booking
2.1. Registration for the Event is made by submitting the registration form provided by the organizer (online or in text form) and is non-binding.
2.2. The organizer may conduct a selection process and is entitled to reject registrations without stating reasons, in particular if the Event is fully booked or if the role balance (Leader/Follower) requires it.
2.3. If participation is possible, the participant will receive written confirmation/reservation notification (e.g., by e-mail) as well as an invoice. This confirmation constitutes a binding offer by the organizer to conclude the participation contract. The contract is concluded as soon as the participant pays the participation fee within the period stated on the invoice (receipt of payment by the organizer).
2.4. Right of withdrawal
There is no right of withdrawal, as the Event is a service related to leisure activities and a specific date or period is provided for the performance of the service. The same applies to mandatory catering (e.g., dinner) provided within the scope of the Event for a specific date/period (§ 312g para. 2 no. 9 German Civil Code (BGB)).
3. Payment Terms
3.1. The participation fee and the payment deadline result from the invoice sent after the confirmation/reservation notification.
3.2. Payment methods
Payment is generally made by bank transfer to the account specified on the invoice. In individual cases, the organizer may allow payment in cash on site; there is no entitlement to this, and such permission requires the organizer’s express confirmation (e.g., by e-mail).
3.3. Receipt of payment / Reference
What matters is the receipt of payment on the organizer’s account (credit). Any bank fees/charges are borne by the participant. For bank transfers, the participant must use the payment reference stated on the invoice so that the payment can be clearly allocated.
3.4. The full amount must be received by the organizer within the deadline stated on the invoice.
3.5. If payment is not received on time, the organizer is entitled to let the offer lapse, release the spot, and allocate it to persons on the waiting list.
4. Photo and Video Recordings
4.1. During the Event, photo and video recordings may be made by the organizer or on the organizer’s behalf.
4.2. By registering and/or participating, you agree that photo and video recordings in which you may be recognizable may be used and published exclusively as follows:
- in the private Facebook group “Ronda Elmijra”, and
- in closed participant groups (e.g., closed online groups or mailing lists relating to this Event).
4.3. This consent is granted free of charge and without limitation in time or territory for the purposes stated above. The legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
4.4. You may revoke your consent at any time with effect for the future by sending an e-mail to tango@ronda-elmijra.dance. The lawfulness of the processing carried out up to the revocation remains unaffected. A revocation does not entitle you to a reduction of the participation fee or a refund.
4.5. If you do not wish to appear in photos or videos, please inform the organizer at the beginning of the Event and, as far as reasonable, avoid areas where it is obvious that photos or videos are being taken.
5. Tickets, Personalization and Substitute Participants
5.1. Tickets are personal and non-transferable unless the organizer grants prior consent.
5.2. If you are unable to attend, you may propose a substitute participant in the same dance role (Leader/Follower). The organizer reserves the right to accept or reject the proposed substitute at its own discretion, e.g., to maintain role balance and group composition.
5.3. For couple registrations: If one member of the registered couple drops out, the remaining participant will be placed on a waiting list until a suitable dance partner in the corresponding role is found. Until then, there is no entitlement to participate in the Event.
6. Withdrawal by the Participant (Cancellation)
Event tickets are generally non-refundable.
Withdrawal with a refund is only possible if the organizer expressly grants a refundable withdrawal/cancellation period for the respective Event; in that case, the deadlines and conditions stated in the confirmation/reservation notification and/or the invoice apply. There is no entitlement to the granting of a refundable withdrawal/cancellation period.
Withdrawal/cancellation notices must be submitted in writing by e-mail to: tango@ronda-elmijra.dance
6.1. Withdrawal within the refundable period
If your withdrawal is received by the organizer by the withdrawal deadline stated on your invoice, you will receive a refund of the participation fee less a processing fee of 10% (calculated on the ticket price), unless the invoice provides otherwise. The exact dates and deadlines are stated on the invoice.
6.2. Withdrawal after the refundable period has expired
If your withdrawal is received after the withdrawal deadline stated on the invoice, the ticket is non-refundable. If you name a substitute participant in the same role who is accepted by the organizer and who pays the participation fee in full, the organizer may, at its equitable discretion, refund your participation fee less a processing fee of 10%.
6.3. For determining the applicable withdrawal conditions, the decisive time is when your withdrawal notice is received by the organizer by e-mail.
6.4. Your statutory rights (e.g., in the case of material defects, culpable breach of duty, or mandatory statutory claims) remain unaffected.
7. Cancellation or Changes to the Event by the Organizer
7.1. The organizer reserves the right to cancel the Event for good cause (e.g., insufficient number of participants, illness of key teachers, force majeure, official orders, pandemic-related restrictions) or to make reasonable changes (e.g., changes to the schedule, replacement of teachers, change of venue within the region).
7.2. Cancellation of the Event
If the Event is cancelled in full by the organizer, the participation fee already paid will be refunded in full. Further claims are excluded unless there is intent or gross negligence or injury to life, body or health (see section 8).
7.3. Travel, accommodation and other costs
By registering, you acknowledge that you are responsible for booking and paying for travel, accommodation and other third-party services. In the event of a cancellation or change of the Event (including postponements), the organizer will not reimburse costs for travel, accommodation or other third-party services. You expressly waive any claims for damages against the organizer in this regard, insofar as there is no mandatory liability under section 8.
8. Liability
8.1. The organizer is liable for damages
- resulting from injury to life, body or health caused by an intentional or negligent breach of duty by the organizer, its legal representatives or vicarious agents, and
- for other damages caused by an intentional or grossly negligent breach of duty by the organizer, its legal representatives or vicarious agents.
8.2. In the event of a slightly negligent breach of essential contractual obligations (cardinal obligations), the organizer’s liability is limited to the typical, foreseeable damage. Essential contractual obligations are those whose fulfillment makes the proper performance of the contract possible in the first place and on whose compliance the participant may regularly rely.
8.3. Any further liability of the organizer is excluded. Mandatory statutory liability provisions (e.g., under the German Product Liability Act) remain unaffected.
8.4. The organizer assumes no liability for
- lost, stolen or damaged items belonging to participants, and
- injuries resulting from the normal exercise of dancing and the typical risks associated with it (e.g., collisions, missteps), as well as
- damages caused by the conduct of other participants,
provided that no case of liability under section 8.1 applies.
8.5. Without prejudice to the above provisions, the organizer is not liable for damages related to the structural conditions, condition or use of the premises and facilities of the venue. This includes in particular elevators, stairwells, corridors, sanitary facilities, furnishings as well as outdoor areas, access paths and parking areas. The organizer is also not liable for damages attributable to defects or malfunctions at the venue, to acts or omissions of the venue’s staff or other third parties working there, provided that no case of liability under section 8.1 applies. Any liability of the venue operator remains unaffected.
8.6. The organizer is not liable for services and breaches of duty by independent third parties (e.g., hotels, transport companies, restaurants, other service providers), even if these are recommended by the organizer or booked via information or links provided by the organizer. The contractual relationship for such services exists exclusively between the participant and the respective third-party provider. Mandatory statutory liability of the organizer under section 8.1 remains unaffected.
9. Data Protection
9.1. The organizer processes your personal data (e.g., name, contact details, Leader/Follower role, payment data) for the purpose of organizing and conducting the Event and the related administrative processes. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of contract) and, where applicable, your consent under Art. 6(1)(a) GDPR (e.g., for the use of photo and video recordings).
9.2. Further information about data processing and your rights (access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, and the right to lodge a complaint with a supervisory authority) is available upon request by e-mail to: tango@ronda-elmijra.dance
10. Final Provisions
10.1. The law of the Federal Republic of Germany applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG). If you are a consumer habitually resident in the EU, mandatory consumer protection provisions of your country of residence remain unaffected.
10.2. If you are a merchant, a legal entity under public law, or a special fund under public law, the exclusive place of jurisdiction for all disputes arising out of or in connection with this contract is the organizer’s registered office.
10.3. Should any provision of these T&C be or become wholly or partially invalid or unenforceable, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected. In place of the invalid or unenforceable provision, a valid provision shall be deemed agreed that comes closest to the economic purpose of the original provision.
10.4. In the event of deviations or contradictions between the German and the English version of these T&C, the German version shall prevail.
ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN (AGB)
1. Veranstalter & Kontakt
Ronda Elmijra, Dr. Andreas Brüx
Grüner Weg 2, 47546 Kalkar, Deutschland
E-Mail: tango@ronda-elmijra.dance
Diese AGB gelten für die Teilnahme an der vom Veranstalter angebotenen Veranstaltung („Veranstaltung“).
Die Teilnahmegebühr kann aus mehreren Preisbestandteilen bestehen. Soweit in der Rechnung ein „Bewirtungsanteil“ (z. B. für verpflichtende Dinner) gesondert ausgewiesen wird, dient dies ausschließlich der transparenten Darstellung der Preisbestandteile. Der Bewirtungsanteil ist verpflichtender Bestandteil der Veranstaltung und stellt keine separat buchbare, eigenständige Leistung dar.
2. Vertragsschluss / Registrierung / Anmeldung
2.1. Die Registrierung zur Veranstaltung erfolgt durch Übersendung des vom Veranstalter vorgesehenen Anmeldeformulars (online oder in Textform) und ist unverbindlich.
2.2. Der Veranstalter führt ggf. einen Selektionsprozess durch und ist berechtigt, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen, insbesondere wenn die Veranstaltung ausgebucht ist oder das Rollenverhältnis (Leader/Follower) dies erfordert.
2.3. Kommt eine Teilnahme in Betracht, erhält der Teilnehmer eine schriftliche Zusage/Reservierungsmitteilung (z. B. per E-Mail) sowie eine Rechnung. Diese Zusage stellt ein verbindliches Angebot des Veranstalters zum Abschluss des Teilnahmevertrages dar. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Teilnehmer die Teilnahmegebühr innerhalb der in der Rechnung genannten Frist bezahlt (Zahlungseingang beim Veranstalter).
2.4. Widerrufsrecht
Ein Widerrufsrecht besteht nicht, da es sich bei der Veranstaltung um eine Dienstleistung im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen handelt und für die Leistungserbringung ein spezifischer Termin bzw. Zeitraum vorgesehen ist. Gleiches gilt für die im Rahmen der Veranstaltung verpflichtend bereitgestellte Bewirtung (z. B. Dinner) zu einem spezifischen Termin/Zeitraum (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB).
3. Zahlungsbedingungen
3.1. Die Teilnahmegebühr sowie die Zahlungsfrist ergeben sich aus der nach der Zusage/Reservierungsmitteilung versandten Rechnung.
3.2. Zahlungsarten
Die Zahlung erfolgt grundsätzlich per Banküberweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto. Der Veranstalter kann in Einzelfällen eine Barzahlung vor Ort zulassen; ein Anspruch hierauf besteht nicht und die Zulassung bedarf der ausdrücklichen Bestätigung durch den Veranstalter (z. B. per E-Mail).
3.3. Zahlungseingang / Verwendungszweck
Maßgeblich ist der Zahlungseingang auf dem Konto des Veranstalters (Gutschrift). Etwaige bankseitige Gebühren/Entgelte trägt der Teilnehmer. Der Teilnehmer hat bei Überweisungen den in der Rechnung angegebenen Verwendungszweck zu verwenden, damit die Zahlung eindeutig zugeordnet werden kann.
3.4. Der vollständige Betrag muss innerhalb der auf der Rechnung angegebenen Frist beim Veranstalter eingegangen sein.
3.5. Geht die Zahlung nicht fristgerecht ein, ist der Veranstalter berechtigt, das Angebot erlöschen zu lassen, den Platz freizugeben und an Personen auf der Warteliste zu vergeben.
4. Foto- und Videoaufnahmen
4.1. Während der Veranstaltung können vom Veranstalter oder in seinem Auftrag Foto- und Videoaufnahmen gemacht werden.
4.2. Mit der Anmeldung bzw. Teilnahme erklären Sie sich damit einverstanden, dass Foto- und Videoaufnahmen, auf denen Sie erkennbar sein können, ausschließlich wie folgt verwendet und veröffentlicht werden dürfen:
- in der privaten Facebook-Gruppe „Ronda Elmijra“, und
- in geschlossenen Teilnehmergruppen (z. B. geschlossene Online-Gruppen oder Verteiler, die sich auf diese Veranstaltung beziehen).
4.3. Diese Einwilligung erfolgt unentgeltlich und zeitlich sowie räumlich unbeschränkt für die vorstehend beschriebenen Zwecke. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
4.4. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie eine E-Mail an tango@ronda-elmijra.dance senden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt. Ein Widerruf begründet keinen Anspruch auf Minderung der Teilnahmegebühr oder Rückerstattung.
4.5. Wenn Sie nicht auf Fotos oder Videos erscheinen möchten, informieren Sie bitte den Veranstalter zu Beginn der Veranstaltung und meiden Sie, soweit zumutbar, Bereiche, in denen offensichtlich fotografiert oder gefilmt wird.
5. Tickets, Personalisierung und Ersatzteilnehmer
5.1. Tickets sind personengebunden und nicht übertragbar, es sei denn, der Veranstalter erteilt vorher seine Zustimmung.
5.2. Sollten Sie verhindert sein, können Sie einen Ersatzteilnehmer in derselben Tanzrolle (Leader/Follower) vorschlagen. Der Veranstalter behält sich vor, den vorgeschlagenen Ersatzteilnehmer nach eigenem Ermessen anzunehmen oder abzulehnen, z. B. zur Wahrung des Rollenverhältnisses und der Gruppenzusammenstellung.
5.3. Bei Paaranmeldungen gilt: Scheidet ein Mitglied des angemeldeten Paares aus, wird der verbleibende Teilnehmer auf eine Warteliste gesetzt, bis ein geeigneter Tanzpartner in der entsprechenden Rolle gefunden ist. Bis dahin besteht kein Anspruch auf Teilnahme an der Veranstaltung.
6. Rücktritt durch Teilnehmer
Veranstaltungstickets sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.
Ein Rücktritt mit Rückerstattung ist nur möglich, sofern der Veranstalter für die jeweilige Veranstaltung ausdrücklich eine erstattungsfähige Rücktrittsfrist gewährt; in diesem Fall gelten die in der Zusage/Reservierungsmitteilung bzw. der jeweiligen Rechnung genannten Fristen und Bedingungen. Ein Anspruch auf Gewährung einer erstattungsfähigen Rücktrittsfrist besteht nicht.
Rücktrittserklärungen müssen schriftlich per E-Mail an folgende Adresse erfolgen: tango@ronda-elmijra.dance
6.1. Rücktritt innerhalb der erstattungsfähigen Frist
Geht Ihr Rücktritt bis zu der in Ihrer Rechnung angegebenen Rücktrittsfrist beim Veranstalter ein, erhalten Sie eine Rückerstattung der Teilnahmegebühr abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 10 % (berechnet auf den Ticketpreis), sofern in der Rechnung nichts Abweichendes geregelt ist. Die genauen Daten und Fristen werden in der Rechnung genannt.
6.2. Rücktritt nach Ablauf der erstattungsfähigen Frist
Geht Ihr Rücktritt nach Ablauf der in der Rechnung genannten Rücktrittsfrist beim Veranstalter ein, ist das Ticket nicht erstattungsfähig. Benennen Sie einen Ersatzteilnehmer in derselben Rolle, der vom Veranstalter akzeptiert wird und die Teilnahmegebühr vollständig zahlt, kann der Veranstalter nach billigem Ermessen Ihre Teilnahmegebühr abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 10 % erstatten.
6.3. Für die Bestimmung der jeweils geltenden Rücktrittsbedingungen ist der Zeitpunkt maßgeblich, zu dem Ihre Rücktrittserklärung per E-Mail beim Veranstalter eingeht.
6.4. Ihre gesetzlichen Rechte (z. B. bei erheblichen Mängeln, schuldhafter Pflichtverletzung oder zwingenden gesetzlichen Ansprüchen) bleiben unberührt.
7. Absage oder Änderung der Veranstaltung durch den Veranstalter
7.1. Der Veranstalter behält sich vor, die Veranstaltung aus wichtigem Grund abzusagen (z. B. zu geringe Teilnehmerzahl, Erkrankung wesentlicher Lehrpersonen, höhere Gewalt, behördliche Anordnungen, pandemiebedingte Einschränkungen) oder zumutbare Änderungen vorzunehmen (z. B. Änderungen im Zeitplan, Wechsel von Lehrpersonen, Wechsel des Veranstaltungsortes innerhalb der Region).
7.2. Absage der Veranstaltung
Wird die Veranstaltung durch den Veranstalter vollständig abgesagt, wird die bereits gezahlte Teilnahmegebühr vollständig zurückerstattet. Weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit oder eine Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit vor (siehe Ziffer 8).
7.3. Reise-, Übernachtungs- und sonstige Kosten
Mit Ihrer Anmeldung erkennen Sie an, dass Sie selbst für Buchung und Bezahlung von Anreise, Unterkunft und sonstigen Leistungen Dritter verantwortlich sind. Im Falle einer Absage oder Änderung der Veranstaltung (einschließlich Terminverschiebungen) erstattet der Veranstalter keine Kosten für Reise, Unterkunft oder sonstige Fremdleistungen. Sie verzichten ausdrücklich auf jegliche Schadensersatzansprüche gegen den Veranstalter in diesem Zusammenhang, soweit nicht eine zwingende Haftung nach Ziffer 8 besteht.
8. Haftung
8.1. Der Veranstalter haftet für Schäden
- aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung des Veranstalters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie
- für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Veranstalters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
8.2. Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung des Veranstalters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Teilnehmer regelmäßig vertrauen darf.
8.3. Eine darüber hinausgehende Haftung des Veranstalters ist ausgeschlossen. Zwingende gesetzliche Haftungsregelungen (z. B. nach dem Produkthaftungsgesetz) bleiben unberührt.
8.4. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für
- abhanden gekommene, gestohlene oder beschädigte Gegenstände der Teilnehmer sowie
- Verletzungen, die aus der normalen Ausübung der Tanzaktivität und den typischen damit verbundenen Risiken (z. B. Kollisionen, Fehltritte) resultieren, sowie
- Schäden, die durch das Verhalten anderer Teilnehmer verursacht werden,
sofern nicht ein Fall der Haftung nach Ziffer 8.1 vorliegt.
8.5. Unbeschadet der vorstehenden Regelungen haftet der Veranstalter nicht für Schäden, die im Zusammenhang mit den baulichen Gegebenheiten, dem Zustand oder der Nutzung der Räumlichkeiten und Einrichtungen des Veranstaltungsortes stehen. Dies umfasst insbesondere Aufzüge, Treppenhäuser, Flure, Sanitäranlagen, Möblierung sowie Außenflächen, Zuwege und Parkplätze. Ebenso haftet der Veranstalter nicht für Schäden, die auf Mängel oder Störungen am Veranstaltungsort, auf Handlungen oder Unterlassungen des Personals des Veranstaltungsortes oder sonstiger dort tätiger Dritter zurückzuführen sind, sofern nicht ein Fall der Haftung nach Ziffer 8.1 vorliegt. Eine etwaige Haftung des Betreibers der Veranstaltungsstätte bleibt hiervon unberührt.
8.6. Der Veranstalter haftet nicht für Leistungen und Pflichtverletzungen selbständiger Dritter (z. B. Hotels, Transportunternehmen, Restaurants, sonstige Dienstleister), auch wenn diese vom Veranstalter empfohlen oder über vom Veranstalter bereitgestellte Informationen oder Links gebucht wurden. Das Vertragsverhältnis über solche Leistungen besteht ausschließlich zwischen dem Teilnehmer und dem jeweiligen Drittanbieter. Zwingende gesetzliche Haftung des Veranstalters nach Ziffer 8.1 bleibt unberührt.
9. Datenschutz
9.1. Der Veranstalter verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Rolle Leader/Follower, Zahlungsdaten) zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung sowie der damit verbundenen administrativen Abläufe. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie ggf. Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (z. B. für die Nutzung von Foto- und Videoaufnahmen).
9.2. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und zu Ihren Rechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde) erhalten Sie auf Anfrage per E-Mail an: tango@ronda-elmijra.dance
10. Schlussbestimmungen
10.1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Sind Sie Verbraucher mit gewöhnlichem Aufenthalt in der EU, bleiben die zwingenden Verbraucherschutzvorschriften Ihres Aufenthaltsstaates unberührt.
10.2. Sind Sie Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Veranstalters.
10.3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt eine wirksame Bestimmung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt.
10.4. Bei Abweichungen oder Widersprüchen zwischen der deutschen und der englischen Fassung dieser AGB ist die deutsche Fassung maßgeblich.
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Terms and Conditions (T&C)
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
TERMS AND CONDITIONS (T&C)
1. Organizer & Contact
Ronda Elmijra, Dr. Andreas Brüx
Grüner Weg 2, 47546 Kalkar, Germany
E-mail: tango@ronda-elmijra.dance
These T&C apply to participation in the event offered by the organizer (“Event”).
The participation fee may consist of several price components. If an invoice separately lists a “catering component” (e.g., for mandatory dinners), this serves solely to present the price components transparently. The catering component is a mandatory part of the Event and does not constitute a separately bookable, independent service.
2. Conclusion of Contract / Registration / Booking
2.1. Registration for the Event is made by submitting the registration form provided by the organizer (online or in text form) and is non-binding.
2.2. The organizer may conduct a selection process and is entitled to reject registrations without stating reasons, in particular if the Event is fully booked or if the role balance (Leader/Follower) requires it.
2.3. If participation is possible, the participant will receive written confirmation/reservation notification (e.g., by e-mail) as well as an invoice. This confirmation constitutes a binding offer by the organizer to conclude the participation contract. The contract is concluded as soon as the participant pays the participation fee within the period stated on the invoice (receipt of payment by the organizer).
2.4. Right of withdrawal
There is no right of withdrawal, as the Event is a service related to leisure activities and a specific date or period is provided for the performance of the service. The same applies to mandatory catering (e.g., dinner) provided within the scope of the Event for a specific date/period (§ 312g para. 2 no. 9 German Civil Code (BGB)).
3. Payment Terms
3.1. The participation fee and the payment deadline result from the invoice sent after the confirmation/reservation notification.
3.2. Payment methods
Payment is generally made by bank transfer to the account specified on the invoice. In individual cases, the organizer may allow payment in cash on site; there is no entitlement to this, and such permission requires the organizer’s express confirmation (e.g., by e-mail).
3.3. Receipt of payment / Reference
What matters is the receipt of payment on the organizer’s account (credit). Any bank fees/charges are borne by the participant. For bank transfers, the participant must use the payment reference stated on the invoice so that the payment can be clearly allocated.
3.4. The full amount must be received by the organizer within the deadline stated on the invoice.
3.5. If payment is not received on time, the organizer is entitled to let the offer lapse, release the spot, and allocate it to persons on the waiting list.
4. Photo and Video Recordings
4.1. During the Event, photo and video recordings may be made by the organizer or on the organizer’s behalf.
4.2. By registering and/or participating, you agree that photo and video recordings in which you may be recognizable may be used and published exclusively as follows:
- in the private Facebook group “Ronda Elmijra”, and
- in closed participant groups (e.g., closed online groups or mailing lists relating to this Event).
4.3. This consent is granted free of charge and without limitation in time or territory for the purposes stated above. The legal basis is your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
4.4. You may revoke your consent at any time with effect for the future by sending an e-mail to tango@ronda-elmijra.dance. The lawfulness of the processing carried out up to the revocation remains unaffected. A revocation does not entitle you to a reduction of the participation fee or a refund.
4.5. If you do not wish to appear in photos or videos, please inform the organizer at the beginning of the Event and, as far as reasonable, avoid areas where it is obvious that photos or videos are being taken.
5. Tickets, Personalization and Substitute Participants
5.1. Tickets are personal and non-transferable unless the organizer grants prior consent.
5.2. If you are unable to attend, you may propose a substitute participant in the same dance role (Leader/Follower). The organizer reserves the right to accept or reject the proposed substitute at its own discretion, e.g., to maintain role balance and group composition.
5.3. For couple registrations: If one member of the registered couple drops out, the remaining participant will be placed on a waiting list until a suitable dance partner in the corresponding role is found. Until then, there is no entitlement to participate in the Event.
6. Withdrawal by the Participant (Cancellation)
Event tickets are generally non-refundable.
Withdrawal with a refund is only possible if the organizer expressly grants a refundable withdrawal/cancellation period for the respective Event; in that case, the deadlines and conditions stated in the confirmation/reservation notification and/or the invoice apply. There is no entitlement to the granting of a refundable withdrawal/cancellation period.
Withdrawal/cancellation notices must be submitted in writing by e-mail to: tango@ronda-elmijra.dance
6.1. Withdrawal within the refundable period
If your withdrawal is received by the organizer by the withdrawal deadline stated on your invoice, you will receive a refund of the participation fee less a processing fee of 10% (calculated on the ticket price), unless the invoice provides otherwise. The exact dates and deadlines are stated on the invoice.
6.2. Withdrawal after the refundable period has expired
If your withdrawal is received after the withdrawal deadline stated on the invoice, the ticket is non-refundable. If you name a substitute participant in the same role who is accepted by the organizer and who pays the participation fee in full, the organizer may, at its equitable discretion, refund your participation fee less a processing fee of 10%.
6.3. For determining the applicable withdrawal conditions, the decisive time is when your withdrawal notice is received by the organizer by e-mail.
6.4. Your statutory rights (e.g., in the case of material defects, culpable breach of duty, or mandatory statutory claims) remain unaffected.
7. Cancellation or Changes to the Event by the Organizer
7.1. The organizer reserves the right to cancel the Event for good cause (e.g., insufficient number of participants, illness of key teachers, force majeure, official orders, pandemic-related restrictions) or to make reasonable changes (e.g., changes to the schedule, replacement of teachers, change of venue within the region).
7.2. Cancellation of the Event
If the Event is cancelled in full by the organizer, the participation fee already paid will be refunded in full. Further claims are excluded unless there is intent or gross negligence or injury to life, body or health (see section 8).
7.3. Travel, accommodation and other costs
By registering, you acknowledge that you are responsible for booking and paying for travel, accommodation and other third-party services. In the event of a cancellation or change of the Event (including postponements), the organizer will not reimburse costs for travel, accommodation or other third-party services. You expressly waive any claims for damages against the organizer in this regard, insofar as there is no mandatory liability under section 8.
8. Liability
8.1. The organizer is liable for damages
- resulting from injury to life, body or health caused by an intentional or negligent breach of duty by the organizer, its legal representatives or vicarious agents, and
- for other damages caused by an intentional or grossly negligent breach of duty by the organizer, its legal representatives or vicarious agents.
8.2. In the event of a slightly negligent breach of essential contractual obligations (cardinal obligations), the organizer’s liability is limited to the typical, foreseeable damage. Essential contractual obligations are those whose fulfillment makes the proper performance of the contract possible in the first place and on whose compliance the participant may regularly rely.
8.3. Any further liability of the organizer is excluded. Mandatory statutory liability provisions (e.g., under the German Product Liability Act) remain unaffected.
8.4. The organizer assumes no liability for
- lost, stolen or damaged items belonging to participants, and
- injuries resulting from the normal exercise of dancing and the typical risks associated with it (e.g., collisions, missteps), as well as
- damages caused by the conduct of other participants,
provided that no case of liability under section 8.1 applies.
8.5. Without prejudice to the above provisions, the organizer is not liable for damages related to the structural conditions, condition or use of the premises and facilities of the venue. This includes in particular elevators, stairwells, corridors, sanitary facilities, furnishings as well as outdoor areas, access paths and parking areas. The organizer is also not liable for damages attributable to defects or malfunctions at the venue, to acts or omissions of the venue’s staff or other third parties working there, provided that no case of liability under section 8.1 applies. Any liability of the venue operator remains unaffected.
8.6. The organizer is not liable for services and breaches of duty by independent third parties (e.g., hotels, transport companies, restaurants, other service providers), even if these are recommended by the organizer or booked via information or links provided by the organizer. The contractual relationship for such services exists exclusively between the participant and the respective third-party provider. Mandatory statutory liability of the organizer under section 8.1 remains unaffected.
9. Data Protection
9.1. The organizer processes your personal data (e.g., name, contact details, Leader/Follower role, payment data) for the purpose of organizing and conducting the Event and the related administrative processes. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of contract) and, where applicable, your consent under Art. 6(1)(a) GDPR (e.g., for the use of photo and video recordings).
9.2. Further information about data processing and your rights (access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, and the right to lodge a complaint with a supervisory authority) is available upon request by e-mail to: tango@ronda-elmijra.dance
10. Final Provisions
10.1. The law of the Federal Republic of Germany applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG). If you are a consumer habitually resident in the EU, mandatory consumer protection provisions of your country of residence remain unaffected.
10.2. If you are a merchant, a legal entity under public law, or a special fund under public law, the exclusive place of jurisdiction for all disputes arising out of or in connection with this contract is the organizer’s registered office.
10.3. Should any provision of these T&C be or become wholly or partially invalid or unenforceable, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected. In place of the invalid or unenforceable provision, a valid provision shall be deemed agreed that comes closest to the economic purpose of the original provision.
10.4. In the event of deviations or contradictions between the German and the English version of these T&C, the German version shall prevail.
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